Informace o zpracování osobních údajů a o souvisejících právech podle čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „obecné nařízení“) a § 8 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Tato informace je určena:
Spolupracujícím advokátům je Informace o zpracování osobních údajů poskytována při uzavírání smlouvy o spolupráci či její aktualizaci a advokátním koncipientům, resp. dalším zaměstnancům naší kanceláře při uzavírání smlouvy pracovní.
Správcem Vašich osobních údajů je především advokátní kancelář Klosová & Ptáček advokáti, s.r.o., IČO: 291 33 441, se sídlem Loretánské nám 109/3, 118 00 Praha 1 – Hradčany, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, v oddílu C, vložce 202840 (dále jen „kancelář“), jejímž jménem, resp. na jejíž účet poskytují právní služby advokáti, Mgr. Eva Klosová, advokát ev. č. 10973 a JUDr. Tomáš Ptáček, advokát ev. č. 10889, jako její společníci (dále jen „společník“).
Spolu s kanceláří jsou společnými správci Vašich osobních údajů též spolupracující advokáti kanceláře, v tom rozsahu, ve kterém jsou jim svěřeny kanceláří za účelem naplňování činnosti kanceláře a poskytování právní služeb kanceláří. Aktuální seznam spolupracujících advokátů naleznete níže (dále jen „společní správci“). Se spolupracujícími advokáty kancelář sjednala v rámci smlouvy o spolupráci mimo jiné vzájemnou informační povinnost, povinnost zajistit řádné předávání, uchování a vyřazování osobních údajů, povinnost dodržovat principy zpracování, vědomé ochrany a zabezpečení osobních údajů. Společníci jakož i spolupracující advokáti jsou pravidelně proškolováni v oblasti ochrany osobních údajů dle obecného nařízení. Společní správci mimo jiné ujednali, že informační povinnost dle článků 13 a 14 Nařízení, plní kancelář.
Ve věci osobních údajů lze společné správce kontaktovat a veškerá níže uvedená práva uplatnit písemně na adrese sídla kanceláře či zasláním e-mailové zprávy na info@legeo.cz. Na těchto kontaktních místech lze též hlásit změny v osobních údajích, ke kterým u Vás dochází.
Tato informace se netýká zpracování osobních údajů, které provádějí spolupracující advokáti jakožto samostatní správci na vlastní účet a zodpovědnost, vč. prohlášení o pravosti podpisů.
O klientech shromažďujeme a zpracováváme veškeré údaje, které jsou potřebné k uzavření a především k plnění smlouvy o poskytování právních služeb, resp. k zastupování klienta advokátem, a k prověření klienta dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“) tj. údaje identifikační, vč. čísla a druhu dokladu totožnosti a informací o vztahu klienta k určitému státu, dále údaje kontaktní, adresné a také údaje vztahující se k předmětu poskytované právní služby např. údaje o majetku, jeho původu, způsobu nabytí, o finanční situaci, o rodinných poměrech, o dětech atp. a v některých případech v omezené míře i zvláštní kategorie osobních údajů např. údaje o zdravotním stavu, a to na základě výjimky dle čl. 9 odst. 2 písm. f) obecného nařízení (jakožto údaje, jejichž zpracování je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků). Údaje o klientech získáváme od klientů samotných, z veřejných seznamů, ze soudních spisů, a od třetích osob jakkoli spojených s právní službou poskytovanou klientovi např. svědků, protistrany apod.
O podepisujících shromažďujeme a zpracováváme údaje dle § 25a a 25b zákona o advokacii a provádějícího usnesením představenstva České advokátní komory o prohlášení advokáta o pravosti podpisu, a to v knize o prohlášeních v rozsahu jméno, příjmení, bydliště či místo pobytu, datum a místo narození, číslo a druh dokladu a instituce, která jej vydala, podpis, místo, kde se podepisující při legalizaci nachází a informací o vztahu podepisující(ho) k určitému státu. Údaje o podepisujících získáváme přímo od nich, z jejich dokladů totožnosti, případně z jejich prohlášení.
O třetích osobách zpracováváme veškeré údaje, o nichž se dozvíme přímo od nich či jakékoli jiné osoby nebo orgánu či z veřejných seznamů v souvislosti s poskytováním právních služeb klientovi a které jsou dle našeho uvážení pro poskytování dotčených právních služeb nezbytné a, stanoví-li tak AML zákon, také údaje, které si od nich vyžádáme pro potřeby jejich prověření (např. při uzavírání smluv o advokátní úschově).Jakékoli další informace o zpracování těchto údajů vč. informace o tom, zda nějaké zpracováváme či nikoli, poskytnout nelze s odkazem na povinnost mlčenlivosti advokáta. Na třetí osoby se též nevztahují práva uvedená v čl. 8 bodu 1. až 7. níže, neboť by jejich přiznáním mohlo dojít k porušení povinnosti mlčenlivosti advokáta dle zákona o advokacii, ke způsobení škody či újmy klientům či k maření účelu zastoupení klientů advokátem.
O klientech a třetích osobách, např. účastnících smlouvy o advokátní úschově, shromažďujeme a zpracováváme veškeré údaje, které jsou nezbytné
O dodavatelích shromažďujeme a zpracováváme údaje, které jsou nezbytné k uzavření a plnění dodavatelské smlouvy, tj. údaje identifikační, adresné, platební a kontaktní. Údaje o dodavatelích získáváme přímo od nich, případně z veřejných seznamů.
O uchazečích shromažďujeme a zpracováváme veškeré údaje související s výkonem práce či poskytování právních služeb, které se od nich dozvíme z přiloženého životopisu, písemné komunikace a při osobním setkání a které jsou nezbytné k posouzení, zda s nimi uzavřeme pracovní smlouvu, resp. smlouvu o spolupráci, a to zejména údaje identifikační, adresné a kontaktní, dále údaje o dosaženém vzdělání, profesních a pracovních zkušenostech atp.
Osobní údaje klientů, podepisujících, dodavatelů a uchazečů zpracováváme primárně za účelem uzavření a plnění příslušné smlouvy (tj. smlouvy o poskytování právních služeb a zastupování klienta, o poskytnutí prohlášení o pravosti podpisu, dodavatelské smlouvy, smlouvy pracovní či o spolupráci). Právním titulem je splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení.
Osobní údaje třetích osob zpracováváme při plnění smlouvy o poskytování právních služeb klientovi za účelem naplnění oprávněných zájmů klienta. Právním titulem je oprávněný zájem třetí strany podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení.
Osobní údaje všech kategorií subjektů údajů také zpracováváme v konkrétních případech za účelem plnění právních povinností stanovených zejména zákonem o advokacii a usneseními představenstva České advokátní komory např. o vedení dokumentace o poskytování právních služeb, dále např. AML zákonem upravujícím např. povinnosti identifikace klienta či třetí strany a dalšími právními předpisy stanovujícími další povinnosti např. archivační. Právním titulem je plnění právní povinnosti, která se na kancelář či společné správce vztahuje podle čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení.
Osobní údaje můžeme zpracovávat též za účelem výkonu oprávněných zájmů kanceláře či společných správců, a to nezbytné základní údaje všech kategorií subjektů za účelem ochrany právních nároků kanceláře a/nebo společných správců v případných sporech ze smluv, které by nastaly v období před vypršením skartačních lhůt dle čl. 6 níže, a dále základní kontaktní údaje klientů (jméno, příjmení a e-mailová adresa) za účelem přímého marketingu tj. zejména zasílání obchodních sdělení (např. informací o novinkách v oblasti legislativy týkající se jejich právních záležitostí) apod.
Společní správci zpracovávají vaše osobní údaje především sami či pomocí zaměstnanců kanceláře. Mohou je však zpřístupnit následujícím příjemcům:
Osobní údaje nejsou poskytovány třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.
Osobní údaje klientů a třetích osob zpracovávané v souvislosti s poskytováním právních služeb klientovi v zásadě zpracováváme a v rámci dokumentace o poskytování právních služeb a klientského spisu v souladu se zákonem o advokacii a příslušným prováděcím usnesením České advokátní komory uchováváme po dobu pěti let ode dne ukončení poskytování právních služeb.
Listiny vzniklé v souvislosti se správou majetku klienta podle § 56 a násl. zákona o advokacii (zejm. peněz, cenných papírů či jiného majetku) uchováváme v souladu se zákonem o advokacii a příslušným prováděcím usnesením České advokátní komory po dobu 10 let od ukončení jejich správy.
Osobní údaje zpracovávané dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu uchováváme po dobu 10 let od uskutečnění obchodu nebo od ukončení obchodního vztahu s klientem (přičemž lhůta začíná běžet prvním dnem následujícího kalendářního roku).
Osobní údaje uvedené na listinách, které jsou účetními, či daňovými doklady zpracováváme a uchováváme v souladu s příslušnými zákony a účely po dobu 3, 5 a 10 let, ledaže by bylo třeba je uchovávat z jiných výše popsaných důvodů po delší dobu.
Nedojde-li k uzavření pracovní smlouvy či smlouvy o trvalé spolupráci s uchazečem, zpracování jeho údajů ukončíme nejpozději do 3 měsíců od ukončení jednání o uzavření příslušné smlouvy, vyjma základních, které si ponecháme pro účel ochrany právních nároků dle posledního odstavce čl. 4. výše.
V případě vyhovění námitce proti některému ze zpracování za účelem oprávněných zájmů společných správců dojde k ukončení zpracování příslušných údajů nejpozději do 1 měsíce od odeslání vyrozumění o takovém vyhovění. Zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu též ukončíme nejpozději do 1 měsíce od doručení žádosti klienta o ukončení jejich zasílání dle zákona č. § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.
Za účelem ochrany právních nároků kanceláře či společných správců pro případ sporů ze smluv s klienty, uchazeči, dodavateli či podepisujícími nebo sporů týkajících se zpracování si kancelář a/nebo společní správci ponechají nezbytné údaje nejdéle po dobu jednoho roku od uplynutí všech promlčecích lhůt, které vyplývají ze smluv či předsmluvních jednání, nebo se vztahují se k provedenému zpracování, přesahují-li výše uvedené skartační lhůty.
Osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaně s využitím moderních technologií. Při zpracovávání osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte následující práva:
Mgr. Jan Němec, advokát, ev. č. 19294
Mgr. Kamila Kupková, advokát, ev. č. 17560
Mgr. Eliška Popelková, advokát, ev. č. 16976
Mgr. Kateřina Růžičková, advokát, ev. č. 14082